Zehn Gebote für den Apothekenbetrieb

Wenn pharmaziespezifische Risiken zur Achillesferse des Apothekers werden

Will der Mensch die Herausforderungen des Lebens erfolgreich meistern, sieht er sich unablässig vor die Wahl gestellt, die ‚richtigen‘ Entscheidungen zu treffen. Im privaten Bereich der zwischenmenschlichen und menschlich-spirituellen Beziehungen kann ihm hier die Religion vielleicht eine gewisse Leitkultur an die Hand geben. Eines der prägnantesten Regelwerke in dem Zusammenhang ist ohne Frage der Kanon der 10 Gebote. Andererseits, auch im Geschäftsbereich, z.B. beim Apothekenbetrieb, lässt sich ein Kanon an Grundbedingungen aufstellen, den der Apotheker und die Apothekerin im Blick haben muss, um ein größtmögliches Maß an Erfolg und Überleben zu sichern.

Risiken und Herausforderungen sind ein existenzieller Bestandteil unseres Daseins. Deshalb ist es auch bei jedem Apothekenbetrieb unabdingbar, eine gründliche Bestandsaufnahme des gesamten Geschäftsfeldes vorzunehmen, wie beispielsweise das lokale Marktumfeld, Umsatz-/Gewinnprognosen, technische Ausstattung und die in den jeweiligen Bereichen möglichen Geschäftsrisiken. Das ist sowohl bei der Gründung, aber auch im Laufe des Betriebes notwendig, damit nicht wirklichkeitsfremde Fakten den Blick auf die Realität verstellen und zur Grundlage falscher Entscheidungen werden.

Apotheken werden in Deutschland allgemein zu den bestorganisierten und lukrativen Unternehmen gerechnet. Das hängt auch hier mit einer kompetenten Führung zusammen. Trotzdem gibt es neben technischen und wirtschaftlichen Risiken gerade in der Apotheke mit der relativ großen Bedeutung des ‚Faktors Mensch‘ und dessen Risikopotentials, Gefahrenquellen, die die Sicherstellung des Geschäftserfolges beeinträchtigen können.

Diese Risiken sollten jede Apothekerin und jeder Apotheker kennen. Wobei das Risiko, das in menschlichen Aktionen begründet liegt, schwer zu kalkulieren ist. Neben unbeabsichtigten, ‚menschlichen‘ Fehlern aufgrund mangelnder Sorgfalt, Krankheit, etc. ist auch die vorsätzliche Herbeiführung bzw. Anwendung von Gefährdungssituationen durch Apothekenmitarbeiter nicht gänzlich auszuschließen. Potenzielle apothekenspezifische Risiken wollen in jedem Fall sorgsam analysiert werden, um ihnen so weit wie möglich begegnen zu können. Die im Folgenden aufgeführten zehn Risikobereiche (Gefahrenpotentiale) können dabei helfen, dass sich der Apotheker, die Apothekerin auf das Entscheidende für den Apothekenbetrieb fokussiert.

Das Berufsbild des Apothekers wird neu definiert:

Der erste Themenbereich, der kritisch im Blick behalten werden muss, ist das komplexer werdende Arbeitsfeld des Apothekers. Das Berufsbild des Apothekers hat sich aufgrund von Testungen und Impfungen nicht nur wegen der Corona-Pandemie deutlich erweitert. Über die bisherige Kernaufgabe der Impfstoffversorgung und der damit verbundenen Impfinformation und -beratung hinaus fielen den Apotheken mit ihrem besonderen Know-how in den letzten Jahren neue Aufgaben zu, wie PCR- und Schnelltests auf SARS-CoV-2 oder Impfungen z.B. gegen Grippe, Masern oder Covid-19.

Auch die neuen Arbeitsthemen sind, wie alle anderen Bereiche in der Offizin, mit Risiken behaftet und der Apotheker ist gut beraten, bei seinem Versicherer zu klären, ob die vorhandene Apothekenversicherung auch ohne Mehrkosten für die erweiterten Aufgabenfelder ihre Gültigkeit hat. Sollte die Police bei dieser Überprüfung Schwachstellen enthalten, ist das noch kein Grund zur Besorgnis. Der Markt bietet durchaus Lösungen, die den impfenden/testenden Apothekenbetrieb mit einer Standardpolice umfassend absichern. Hinter den hierzu eingesetzten Allgefahrenversicherungen steht der Grundgedanke einer Absicherung des Berufsbildes des Apothekers. Das bedeutet, dass alle unter das Berufsbild des Apothekers fallenden Risiken automatisch mitversichert sind, es sei denn, es wurde explizit ein Ausschluss vereinbart. Mehr...

Verderb von Waren bei Ausfall von Kühlschränken:

Apotheken sind verpflichtet, die Qualität von pharmazeutischen Waren bei der Lagerung sicherzustellen. Dazu müssen viele Medikamente, wie z.B. Insuline, Impfstoffe, oder Antibiotika-Suspensionen nach der Zubereitung im Kühlschrank bei 2 bis 8 °C aufbewahrt werden. Bei manchen der kühlpflichtigen Medikamente ist es notwendig, den gesamten Weg vom Hersteller bis zum Patienten gekühlt zu halten (Kühlkette), also von der Herstellung über den Großhandel bis zum Transport in die Apotheke mit jeweils entsprechenden Einlagerungen. Der Kunde transportiert es nach Hause zur Lagerung in der Wohnung.

Verderbfälle von Medikamenten aufgrund defekter Kühlschränke sind für den Apotheker ein zunehmendes Risiko, nicht zuletzt, weil sie in der Regel mit hochpreisiger Ware belegt werden. Auch wenn es mittlerweile Anbieter von Versicherungslösungen für Warenverderb bei Medikamenten gibt, so sind sie im Allgemeinen mit Leistungseinschränkungen versehen, die definieren, wann die Versicherung nicht zahlen muss. Ein guter Weg einer weitestgehenden Absicherung ist auch hier eine Allgefahrenversicherung, die apothekenspezifische Sachschäden, wie einen Warenverderb aufgrund unvorhergesehenen Versagens der Kühleinrichtung oder durch Stromausfall, beinhaltet.

Üblicherweise nicht versichert sind allerdings selbst verschuldete Schäden, wie z.B. ein nicht korrektes Verschließen der Kühlschranktür oder das Einstellen einer falschen Temperatur. Eine gute Apothekenversicherung sollte jedoch genau solche Restrisiken umfassend versichern, am besten ohne Beschränkungen. Für einen Zytostatika herstellenden Apothekenbetrieb ist die Absicherung der Fertigarzneimittel in Medikamentenkühlschränken eine sehr wichtige Ergänzung. Mehr...

Vermögensschaden durch Retaxationen im Apothekenbetrieb:

Die gesetzlichen Krankenkassen achten penibel darauf, dass bei der Ausgabe von Arzneimitteln in der Apotheke alles korrekt zugeht. Ist das nicht der Fall, wird die Krankenkasse ein Regressverfahren anstrengen, das zu Rückforderungsansprüchen oder Abrechnungskürzungen führt, verbunden mit entsprechendem Vermögensschaden. Immerhin 0,5 Prozent aller Rezepte werden retaxiert. Häufigste Gründe sind nicht die Ausgabe von falschen Medikamenten, z.B. auch in Zusammenhang mit Rabattverträgen, sondern einfache Formfehler, wie Falschbedruckung des Rezeptes (z.B. falsche PZN oder falsches Datum), Ablauffrist oder Aut-idem-Kreuz nicht beachtet, etc. Ein erheblicher Vermögensschaden kann ebenfalls durch Rezeptverlust entstehen, denn bei den Krankenkassen lässt sich nur ein Originalrezept einreichen.

Jeder Apotheker kommt nicht umhin, das Thema Retaxationen ernst zu nehmen und zu versuchen, durch verbesserte interne Prüfabläufe das Risiko zu minimieren. Es gibt darüber hinaus mittlerweile weitgehende Versicherungslösungen. Entscheidend ist dabei immer der Umfang des Versicherungsschutzes. Mehr...

Vertrauen ist gut – aber vor Vertrauensschaden schützen:

Ein heikles Thema ist auch ein möglicher Vertrauensschaden durch Betriebsangehörige oder sonstige Vertrauenspersonen der Apotheke. Dazu gehören Schäden aus Betrug, Unterschlagung, Diebstahl, Untreue, Sachbeschädigung, Sabotage oder andere vorsätzliche unerlaubte Handlungen, die zum Schadenersatz verpflichten. Solche Schäden durch Apotheken-Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Dritte können existenziell-bedrohende Höhen erreichen, sodass eine Vertrauensschadenversicherung (VSV) Sinn macht.

Eine spezielle Variante an möglichen Vertrauensschäden in der Apotheke ist die Tatsache, dass Apotheker ihren Rezeptabrechnungsfirmen erstmal sozusagen für ein, zwei Monate einen ungesicherten Kredit u.U. in Millionenhöhe geben, bis die Rezepte dann abgerechnet werden. Solche offenen Forderungen sind echtes Risikokapital, denn geht der Schuldner in der Zeit insolvent, zieht der Apotheker den Kürzeren. Aber auch in solchen Fällen kann die VSV zur Anwendung gebracht werden, die im weiteren Sinne eine Kreditversicherung darstellt. Denn in Erweiterung der Bedingungen fallen die Abrechnungsdienstleister der Apotheke und deren Angestellte, die diese berufsübliche Dienstleistung erbringen, unter die Klausel Vertrauenspersonen. Mehr...

Die Nachhaftung in der Berufshaftpflicht:

In der Berufshaftpflicht des Apothekers werden Schadensersatzansprüche oft sehr zeitverzögert erhoben. Solche späten Ersatzansprüche, die z.T. erst nach Jahren gestellt werden, können z.B. eintreten bei einer Berufsaufgabe oder beim Tod des Versicherten sowie auch bei einem Versichererwechsel. Beispiel: ein falsches Medikament wird erst Jahre nach der Ausgabe eingenommen. Ausschlaggebend für die Schadenhaftung ist nicht der Zeitpunkt der Ausgabe, sondern der Moment der Schädigung. Zuständig ist somit der Versicherer, bei dem der Apotheker bei Schadeneintritt versichert ist. Die Frage stellt sich dann, ob die Schäden noch gedeckt sind bzw. welcher Versicherer für eine Schadenregulierung zuständig ist.

Um dem Risiko zu begegnen, dass Schäden erst nach Vertragsbeendigung eintreten und dann gemeldet werden, ist eine Nachhaftungsabsicherung kein Fehler. Die elegante Lösung dazu sind Berufshaftpflichtkonzepte, in denen bereits eine Nachhaftungsversicherung eingeschlossen ist. Speziell bei Altverträgen sollte die Laufzeit geprüft werden, um einer Haftung mit dem Privatvermögen bei eintretenden Spätschäden zu entgehen. Anders als bei den Ärzten ist eine längere Nachhaftungszeit wegen der fehlenden Behandlungstätigkeit eines Apothekers nicht die Priorität. Mehr...

Die Apotheke vor Cyber-Risiken schützen: 

Cyber-Kriminalität wurde bisher oft unterschätzt. Aber sie entwickelt sich mehr und mehr zu einem alltäglichen Bedrohungsphänomen, wie viele Unternehmen gerade in der Corona-Pandemie schmerzhaft erfahren mussten. Das betrifft nicht nur Unternehmen aus dem Finanzsektor oder wertvolle Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Auch Apotheker und ihr Geschäft gelten in Hackerkreisen als solvente „Kundschaft“. Denn der Apothekenbetrieb verfügt neben personenbezogenen Daten von Patienten und Personal über sensible Gesundheitsdaten der Patienten, für die im Darknet z.T. massiv höhere Preise gezahlt werden, als beispielsweise für Kreditkartendaten. Oder Hacker dringen mittels Ransomware in das IT-System der Apotheke ein und legen den Betrieb lahm, bis eine geforderte Summe gezahlt wurde. Und nur zu oft zahlen die Opfer einfach, um wieder möglichst schnell an ihre verschlüsselten Daten zu gelangen.

Neben der Installation potenter Hard- und Software-Sicherheitssysteme helfen für den Fall der Fälle auch Cyberversicherungen, den wirtschaftlichen Schaden zu begrenzen. Speziell ausgerichtete Cyberversicherungen sind notwendig, da die Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung nur im begrenzten Rahmen Cyberrisiken abdeckt. Der Markt für Cyber-Versicherungen ist noch relativ jung, sodass das Angebot überschaubar ist. Eine weitreichende Absicherung beinhaltet in einer Kombination von Haftpflicht- und Eigenschadenversicherung z.B. den Verlust und die Beschädigung eigener Daten und Systeme, enthält Elemente zum Schutz vor Erpressung oder übernimmt Kosten zur Wiederherstellung der Geschäftstätigkeit. Mehr...

Fehlabgabe von Kontrazeptiva:

Seit 2015 ist die Notfallverhütung mit der sogenannten ‚Pille danach‘ in Deutschland rezeptfrei erhältlich. Das stellt den Apotheker bzw. die Apothekerin in besondere Aufklärungs- und Beratungspflichten, deren Unterlassung Ansprüche auf Schadenersatz oder Schmerzensgeld nach sich ziehen können. Das kann so weit gehen, dass der Apotheker für die Unterhaltskosten eines Kindes aufkommen muss, das durch einen Beratungsfehler geboren wurde. 

Generell ist bei OTC-Produkten zu prüfen, ob ein Arztbesuch anzuraten ist und ob das Arzneimittel geeignet erscheint. Bei der Abgabe der ‚Pille danach‘ stellt die Handlungsempfehlung der Bundesapothekenkammer (BAK) einen Mindeststandard als Beratungsrahmen dar. Sie enthält verschiedene Punkte, wie z.B. Zeitpunkt des ungeschützten Verkehrs, Verdacht einer Schwangerschaft, anderweitige Medikamenteneinnahme oder den Ratschlag, dass eine zusätzliche Verhütung eingehalten werden muss, da sonst kein Verhütungsschutz für den Rest des Zyklus besteht. Eine weitergehende Sorgfalt erfordert zudem die Abgabe an Minderjährige.

Die Patientin hat generell nachzuweisen, dass ein Schaden ursächlich durch einen Beratungsfehler entstanden ist. In jedem Fall ist es von Vorteil, eine beweissichere Dokumentation über Beratung, Abgabe bzw. Nichtabgabe der ‚Pille danach‘ durchzuführen, um für mögliche Schadensersatzklagen gewappnet zu sein. Sinnvoll ist auch eine Überprüfung des bestehenden Versicherungsschutzes, der im Idealfall eine beitragsfreie Mitversicherung der Abgabe und Beratung von Notfallkontrazeptiva beinhaltet. Die gleiche Achtsamkeit gilt auch bei der Abgabe anderer Kontrazeptiva, wenn auch z.B. die hormonelle Kontrazeption mit der sogenannten Pille vom Arzt verschrieben werden muss, mit einer entsprechenden Beratung bereits beim Arzt. Mehr...

Die Kosten einer Pandemie absichern:

Mittlerweile haben wir mehr oder weniger einsichtig gegenüber der Gefahrensituation gelernt, uns mit der Covid-19-Pandemie zu arrangieren und mit ihr zu leben. Nach bereits mehreren Pandemien und örtlich begrenzten Epidemien in diesem Jahrhundert sind sich die Experten einig, dass die Corona-Krise nicht die letzte war, wobei jede in ihrer Charakteristik und dem Ansteckungsrisiko eher unterschiedlich ist. Besonders kritisch sind Ansteckungsgefahren in Räumen, wo viele Menschen zusammenkommen, wie in der Apotheke. Das Stichwort hier ist Aerosole, kleinste Schwebeteilchen, die durch Atmen, Lachen oder Sprechen in die Luft gelangen und dort relativ lange verbleiben, sodass eine Ansteckung sozusagen ‚in der Luft liegt‘.

Sollten eine meldepflichtige Krankheit oder Krankheitserreger mit Bezug auf das Infektionsschutzgesetz aufgetreten sein, kann die Behörde mit einer Einzelanordnung den Apothekenbetrieb schließen. Für das Risiko der Lohnkosten der Mitarbeiter durch eine solche Quarantäne wurde von vereinzelten Versicherern eine Betriebsschließungs-Versicherung, eine spezielle Form der Betriebsunterbrechungs-Versicherung, entwickelt. Der Schutz sollte auch dann gelten, wenn nur ein Teil der Mitarbeiter oder eine Filiale betroffen ist. Eine Mitabsicherung des Einkommens des Apothekeninhabers und seiner Familienmitglieder ist bei einer Einzelanordnung ebenfalls vorteilhaft.  Wichtig: zugrunde gelegt werden muss ein offener, dynamischer Katalog von Krankheiten und Erregern, sodass auch neu auftretende versichert sind. Mehr...

Die Pharmazieratsklausel ist entscheidend:

Die spezifischen Problemstellungen in einer Apotheke erfordern ein entsprechendes apothekengerechtes Versicherungskonzept. Eine Besonderheit der Apotheke sind die Aufsichtsbehörden, die in Funktion des Pharmazierates und des Amtsapothekers z.B. nach einem Schadenfall mit Betriebsunterbrechung entscheiden, ob und wann der Betrieb wieder aufgenommen werden kann. Auf der anderen Seite richtet sich der Versicherer naturgemäß nach dem Urteil des eigenen Gutachters, das durchaus von dem der behördlichen Aufsicht abweichen kann. Das bedeutet, wenn die Versicherung den Schaden für beendet erklärt und ihre Zahlungen einstellt, die Aufsichtsbehörde aber den Betrieb noch nicht wieder frei gibt, steht der Apotheker in dem Moment ohne Einnahmen da. Denn natürlich wird der Apotheker den Betrieb erst wieder aufnehmen, wenn Pharmazierat oder Amtsapotheker grünes Licht geben.

Diesem Problem vorbeugen lässt sich, in dem im Versicherungsvertrag in einer sogenannten Pharmazieratsklausel die Entscheidungspriorität der Apothekenaufsicht festgelegt wird, also der Versicherer die behördliche Aufsicht als letztlich entscheidende Instanz akzeptiert. Ein Fehlen der Pharmazieratsklausel, wie es offensichtlich bei vielen der marktüblichen Policen der Fall ist, kann zu mehr Rechtsstreitigkeiten führen und nicht zuletzt das wirtschaftliche Ergebnis beeinflussen. Mehr...

Das Restrisiko im Apothekenbetrieb:

Risiken sind im Apothekenalltag immer vorhanden. Für die Apothekerin bzw. den Apotheker geht es erstmal darum, sie überhaupt als solche zu erkennen, um sie einer eingehenden Analyse und Einschätzung unterziehen zu können. Oft besteht die Tendenz, nur das aktuell drängendste Problem zu betrachten und wesentliche andere Risiken zu vernachlässigen oder aus den Augen zu verlieren.

Ein Ansatz, um einen möglichst umfassenden Schutz für den Geschäftsbetrieb und die Mitarbeiter zu erlangen, ist eine auf die Belange der Apotheke ausgerichtete Allgefahrenversicherung. In ihr ist alles versichert, bis auf die definierten Ausnahmen. Durch die Berücksichtigung der Branchenspezifika wird eine weitläufige Deckung erreicht. Genannt werden auf dem Versicherungsmarkt sehr unterschiedliche Deckungssummen. Weil die Haftung und die Investitionen in einem Apothekenbetrieb permanent zunehmen, ist aber auch die Höhe der Absicherung Experten zufolge, ein entscheidender Punkt.

Auf dem Markt sind viele Versicherer mit verschiedenen Absicherungskonzepten unterwegs. Bei jedem Konzept bleiben Restrisiken unberücksichtigt. Eine mögliche Beste-Leistungs-Garantie kann hier zusichern, dass Leistungen eines anderen Versicherers am deutschen Markt, die über den Umfang der versicherten Gefahren und Schäden der eigenen Versicherung hinausgehen, geltend gemacht werden können. Mehr...

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